La Communauté de Communes Bresse Louhannaise Intercom' recrute un.e Assistant.e administratif.ve de la Direction Générale et secrétariat général

La Communauté de Communes Bresse Louhannaise Intercom’ recrute un.e Assistant.e administratif.ve de la Direction Générale et secrétariat général.

Employeur : Communauté de Communes Bresse Louhannaise Intercom’
Lieu de travail : Louhans (71500)
Référence de l’offre : 22AA04DGSG2025

Descriptif du poste :

Placé(e) sous l’autorité directe de la Directrice Générale des Services, vous aurez pour mission d’assurer le secrétariat de la Direction générale, l’organisation et le fonctionnement des assemblées délibérantes, ainsi que la gestion et le suivi du courrier entrant et sortant de la collectivité.

Missions principales :

Assurer le secrétariat de la Direction générale :
- Prendre en charge les activités administratives du secrétariat (traitement et rédaction du courrier, gestion des agendas, organisation et planification des réunions, rédaction de compte rendus…).
- Rédiger des courriers / courriels en réponse aux sollicitations, en lien avec le Président et/ou la Direction générale.
- Assurer le suivi des invitations et représentations.
- Collecter des informations auprès des services et synthétiser les éléments dans des notes à destination de la Direction générale.
Gestion et suivi des instances :
- Préparer et suivre les instances communautaires (conseils et bureaux communautaires, conférence des Maires, groupes de travail…).
- Collecter auprès des services les points à inscrire à l’ordre du jour des instances communautaires sous le contrôle de la Direction générale.
- Recueillir, relire et mettre en forme des notes préparatoires et des projets de délibérations.
- Préparer et transmettre les convocations et les dossiers destinés aux élu.e.s et à l’administration.
- Assurer le caractère exécutoire des actes (transmission au contrôle de légalité, publication, affichage, diffusion).
- Veiller à la régularité des actes administratifs : gestion, mise à jour et archivage des registres des actes (délibération, décisions et arrêtés).
- Mettre en œuvre les décisions en lien avec la Direction générale et les directeurs concernés.
Gestion du courrier, planning et réservations des salles de réunion :
- Gérer et suivre le courrier entrant et sortant de la collectivité.
- Assurer la diffusion du courrier arrivé et le suivi des projets de réponse apportés par les services concernés.
- Assurer l’organisation et le suivi des parapheurs entrants/sortants, des courriers soumis à signature et la circulation de l’information.
- Gérer les crédits d’affranchissement.
- Gérer les plannings et réservations des salles de réunions.
- Assurer l’accueil physique et téléphonique du secrétariat général.

Profil recherché :

Titulaire d’une Licence pro MAT / BTS Assistant manager ou équivalent.
Expérience professionnelle souhaitée au sein d’un secrétariat de direction.
Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales appréciées.
Capacité à organiser son travail, à gérer les priorités et les imprévus.
Capacités d’analyse et de synthèse.
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel…).
Capacité à respecter les consignes tout en faisant preuve d’initiative.
Sens de la confidentialité, discrétion et devoir de réserve indispensables.
Capacités relationnelles, sens de l’écoute, disponibilité et sens du service public.